Depuis 2016, le dépôt électronique de votre thèse n’est pas une simple case à cocher avant la remise du diplôme. C’est la dernière grande étape scientifique de votre doctorat. Obligatoire pour tous les docteurs en France, il répond à une double mission : garantir l’archivage pérenne de votre travail par le Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES) et assurer sa diffusion publique sur des portails comme theses.fr, TEL (HAL) ou le site de votre bibliothèque universitaire.
Pour les doctorants des universités lyonnaises, la procédure passe par la plateforme ADUM, interface commune à la plupart des écoles doctorales. Vous y déposerez la version définitive de votre manuscrit après soutenance. Ce guide vous accompagne pas à pas pour réussir ce dépôt sans stress, en évitant les blocages techniques et les erreurs de débutant.
Dépôt électronique de thèse : bien plus qu’une obligation administrative
Le dépôt électronique ne se limite pas à un passage obligé. Il matérialise l’aboutissement de votre recherche et assure sa visibilité dans le paysage scientifique. L’arrêté du 25 mai 2016 en a fait un impératif national : toute thèse soutenue en France doit être déposée sous format électronique pour être archivée et diffusée. En pratique, vous en tirez un double bénéfice : un référencement durable de votre travail et une preuve d’intégrité intellectuelle, puisque la version déposée fait foi.
Avant de vous lancer : outils, documents et prérequis
Pour que la procédure se déroule sans accroc, préparez ces éléments avant même d’ouvrir votre navigateur :
- Un compte ADUM actif. C’est votre portail doctoral depuis le début de thèse, l’interface où vous avez géré vos inscriptions et vos comités de suivi. Sans identifiants valides, impossible d’accéder au module de dépôt. Vérifiez que votre compte ADUM et votre réinscription sont bien à jour avant de vous lancer.
- La charte de dépôt signée. Elle formalise vos choix de diffusion (accès ouvert, embargo, confidentialité) et engage votre responsabilité sur le contenu du fichier. Chaque établissement a la sienne ; votre école doctorale vous la transmettra.
- Le fichier PDF de votre thèse, dans sa version définitive après intégration des corrections du jury. Format PDF obligatoire, idéalement en PDF/A pour l’archivage à long terme – nous y reviendrons.
- Le bordereau de soutenance ou l’attestation de réussite, selon les exigences de votre université. À Lyon, certaines écoles doctorales le demandent pour ouvrir les droits de dépôt.
La soutenance doit être validée administrativement avant que vous puissiez soumettre quoi que ce soit. Comptez entre une et deux heures pour rassembler les documents, convertir votre fichier, saisir les métadonnées et finaliser le dépôt. Prévoyez un créneau au calme : ce n’est pas une formalité qu’on expédie entre deux rendez-vous.
Étape par étape : réussir le dépôt sur ADUM
Suivre cette procédure dans l’ordre vous évitera bien des allers-retours. Chaque écran de l’interface ADUM correspond à une étape de validation ; si vous sautez un champ ou une pièce, le système bloquera la soumission.
Checklist : ne partez pas sans ces documents !
- [ ] Charte de dépôt signée (par vous et votre directeur de thèse)
- [ ] Fichier PDF de la thèse, version définitive après corrections du jury
- [ ] Métadonnées prêtes : titre (français et anglais), résumé (français et anglais), 5 à 10 mots-clés, discipline
- [ ] Justificatif de soutenance ou attestation de réussite (si demandé par votre ED)
Tout est prêt ? Passez à l’étape suivante.
Connectez-vous à ADUM et lancez la procédure de dépôt
Rendez-vous sur le site de l’ADUM de votre établissement – pour Lyon, il s’agit généralement d’un portail unique par université ou école doctorale. Connectez-vous avec vos identifiants habituels. Une fois dans votre espace personnel, cherchez le menu « Dépôt de thèse » ou « Dépôt électronique », souvent accessible depuis le tableau de bord.
L’interface vous présente un récapitulatif des étapes : saisie des métadonnées, téléversement du fichier, choix du statut de diffusion, validation. La progression est sauvegardée automatiquement ; vous pouvez interrompre la session et la reprendre plus tard. Avant de cliquer, gardez vos documents à portée de main et vos métadonnées prêtes à copier-coller.
Saisie des métadonnées : titres, résumés, mots-clés et disciplines
C’est l’étape la plus stratégique pour la visibilité future de votre thèse. ADUM vous demande de renseigner :
- Le titre en français et le titre en anglais (obligatoires tous les deux).
- Le résumé en français et le résumé en anglais (souvent limités à 1500 ou 2000 caractères).
- Les mots-clés libres dans les deux langues. Choisissez-les avec soin : variez les synonymes et les niveaux de granularité pour que votre thèse remonte sur des requêtes larges et des recherches très ciblées. Évitez de vous limiter à trois termes génériques.
- La discipline : sélectionnez-la dans la liste déroulante (section CNU ou domaine scientifique). Elle conditionne en partie votre référencement sur theses.fr et dans les catalogues universitaires.
Téléversement du fichier PDF : format, taille et vérification
Cliquez sur le bouton « Parcourir » ou glissez-déposez votre fichier dans la zone prévue. Vérifiez au préalable que sa taille ne dépasse pas la limite autorisée – en général 256 Mo, mais certaines universités fixent un plafond plus bas. Si votre manuscrit est trop lourd, compressez les images ou fractionnez le document (seulement si l’interface le permet).
Le fichier doit impérativement être au format PDF/A pour l’archivage pérenne par le CINES. Le détail de cette conversion est expliqué dans la section technique ci-dessous, mais retenez ceci : ne soumettez jamais un PDF ordinaire sans l’avoir testé au préalable. Le téléversement peut prendre plusieurs minutes selon votre connexion, surtout si votre thèse est riche en illustrations. Une fois le fichier importé, ne validez pas tout de suite : réalisez d’abord un test de conformité.
Validation et suivi : comment savoir si votre dépôt est accepté ?
Une fois la soumission transmise, c’est le Service Commun de Documentation (SCD) – ou son équivalent dans votre université – qui examine votre dossier. Vous recevrez une notification par email, généralement sous quelques jours ouvrés. En période de forte affluence (septembre-octobre, décembre), les délais peuvent s’allonger.
Si le dépôt est rejeté (fichier non conforme, charte manquante, métadonnées incomplètes), le message précisera la nature du problème. Vous pourrez alors corriger et re-soumettre. Gardez en tête que le dépôt n’est définitif qu’après validation explicite par le SCD : c’est ce feu vert qui rendra votre thèse accessible selon le statut de diffusion choisi.
Diffusion et aspects techniques : de la licence au PDF/A
Après le dépôt, deux décisions majeures conditionnent l’avenir de votre thèse : le statut de diffusion et la conformité technique du fichier. Prenez le temps de les comprendre avant de cliquer sur « Valider ».
Matrice de décision : Open Access, Embargo ou Confidentialité ?
| Statut | Conditions requises | Conséquences sur la diffusion et le signalement |
|---|---|---|
| Accès ouvert immédiat | Aucune condition particulière. Signature de la charte correspondante. | Thèse intégralement téléchargeable par tous sur theses.fr, TEL (HAL), et le portail du SCD. Visibilité maximale pour votre profil de chercheur. |
| Embargo temporel | Justification acceptée par l’école doctorale (ex : articles en cours de publication). | Diffusion différée de 6 mois à 5 ans selon l’avis du jury et de l’établissement. La thèse reste signalée dans les catalogues, avec une mention « sous embargo ». |
| Confidentialité avec autorisation | Dérogation exceptionnelle accordée par le chef d’établissement. Réservée aux thèses contenant des données sensibles ou protégées par un brevet. | Aucun signalement public, aucun accès pendant la durée fixée. La thèse est archivée mais invisible. |
Le choix que vous faites à cette étape engage la diffusion de votre travail pour les années à venir. Une thèse en accès ouvert sera immédiatement visible sur theses.fr et moissonnée par Google Scholar. À l’inverse, une confidentialité, bien que légitime dans certains contextes industriels ou de santé, efface votre travail du paysage scientifique pendant la durée de la restriction. Attention : une fois le dépôt validé, changer le statut de diffusion est une procédure lourde, soumise à conditions. Ne signez pas cette charte à la légère.
Tuto express : comment générer un PDF/A et le tester avec FACILE
Un PDF classique peut être refusé par le CINES s’il ne respecte pas la norme PDF/A, conçue pour l’archivage à long terme. Voici comment vous assurer que votre fichier est conforme en trois étapes :
- Générez un PDF/A depuis votre traitement de texte.
- Sur Word : Fichier > Enregistrer sous > PDF > Options > cochez « Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) ».
- Sur LibreOffice : Fichier > Exporter comme PDF > cochez « PDF/A-1b » dans les options.
- Si vous utilisez LaTeX, le package
pdfxpermet de produire un PDF/A directement. - Enregistrez une nouvelle version du fichier, distincte du PDF d’impression.
- Testez le fichier sur la plateforme FACILE du CINES.
Rendez-vous sur https://faciles.cines.fr. Déposez votre PDF. L’outil analyse la structure, les polices, les espaces colorimétriques et les métadonnées internes. Le processus prend de quelques secondes à une minute. - Lisez le rapport de conformité.
Si le test est positif, vous pouvez téléverser ce fichier sur ADUM l’esprit tranquille. En cas d’échec, les erreurs les plus fréquentes sont : des polices non embarquées dans le document, des éléments transparents, ou des annotations non autorisées. Corrigez la source (traitement de texte) et recommencez le test. Répétez jusqu’à l’obtention du statut « conforme ».
Erreurs fréquentes et dépannage
Même avec la meilleure volonté, certaines étapes sont propices aux faux pas. Voici les erreurs les plus courantes et comment les corriger sans paniquer :
- Oubli de la charte de dépôt signée. C’est la première cause de blocage. Si vous l’avez égarée, contactez immédiatement votre école doctorale pour obtenir un nouveau formulaire.
- Envoi d’un PDF non PDF/A. Le test FACILE vous dira s’il est conforme. Si ce n’est pas le cas, reconvertissez le fichier comme expliqué plus haut.
- Métadonnées incomplètes ou fautives. Le système bloque la soumission si un champ obligatoire manque. Relisez attentivement les titres, les résumés et les mots-clés : ils seront publics et définitifs.
- Téléversement de la mauvaise version du manuscrit. Avant d’importer le fichier, vérifiez qu’il s’agit bien de la version post-corrections du jury. Ouvrez-le et contrôlez la table des matières.
L’astuce de celles et ceux qui sont passés par là : relisez trois fois vos métadonnées avant de cliquer sur « Soumettre ». Une coquille dans un titre de thèse, ça ne pardonne pas. Avec une bonne préparation, la grande majorité des dépôts sont acceptés du premier coup.
FAQ : vos questions pratiques sur le dépôt électronique de thèse
Rien de mieux que des réponses directes aux interrogations qui reviennent en boucle dans les laboratoires lyonnais en fin de parcours.
Le dépôt électronique de la thèse de doctorat est-il obligatoire ?
Oui, depuis l’arrêté du 25 mai 2016, le dépôt électronique est obligatoire pour toute thèse soutenue en France. Il conditionne la délivrance du diplôme de doctorat. Le dispositif garantit l’archivage national pérenne par le CINES et la diffusion publique sur des plateformes institutionnelles comme theses.fr.
Quand doit-on effectuer le dépôt de sa thèse sur la plateforme ADUM ?
Le dépôt doit être réalisé après la soutenance, une fois que vous avez intégré les éventuelles corrections demandées par le jury. Le délai réglementaire est de trois mois suivant la soutenance, mais il peut varier légèrement selon les écoles doctorales. Référez-vous au calendrier diffusé par votre ED lyonnaise.
Quelle est la différence entre une thèse sous embargo et une thèse confidentielle ?
L’embargo bloque temporairement la diffusion publique (souvent demandé pour finaliser des publications scientifiques) mais la thèse reste signalée dans les catalogues. La confidentialité, accordée sur dérogation exceptionnelle, empêche tout signalement et tout accès pendant une durée définie, pour protéger par exemple des données sensibles ou un brevet.
Peut-on modifier ou retirer sa thèse en ligne après le dépôt définitif ?
Une fois le dépôt validé par le SCD, la thèse ne peut plus être modifiée ni retirée, sauf procédure exceptionnelle engagée auprès de l’université. C’est pourquoi il est impératif de vérifier méticuleusement la version finale du fichier et l’exactitude des métadonnées avant la soumission définitive.
Où sera diffusée ma thèse une fois le dépôt électronique validé ?
Votre thèse sera consultable en ligne sur theses.fr, le portail national des thèses de doctorat. Selon votre établissement, elle apparaîtra également sur le portail TEL via HAL et sur le site de votre bibliothèque universitaire. Elle sera archivée de manière pérenne par le CINES, garantissant sa conservation à long terme.
Comment s’assurer que mon fichier PDF respecte les normes d’archivage pérenne ?
Utilisez l’outil en ligne gratuit FACILE du CINES pour tester votre PDF. Il vérifiera la conformité au format PDF/A, indispensable pour l’archivage. Reportez-vous à notre tuto express plus haut dans l’article : il détaille la conversion en PDF/A et l’interprétation du rapport de conformité.
